How to issue Credit Note (การออกใบลดหนี้)

ในกรณีที่มีการรับชำระเงินจากลูกค้ามามากกว่าค่าใช้จ่ายจริง และได้ออกใบกำกับภาษีไปแล้วตั้งแต่มีการรับชำระเงิน ทางโรงแรมมีความจำเป็นต้องคืนเงินส่วนเกินให้กับลูกค้า พร้อมทั้งออกเอกสารใบลดหนี้ (Credit Note) เพื่อลดยอดภาษีขายที่ทางโรงแรมได้เคยออกให้ลูกค้าไปแล้วก่อนหน้านี้

ในทันทีที่มีการบันทึกการคืนเงิน (Paid Out / Refund) ระบบจะแสดงจอภาพขึ้นมาเพื่อสอบถามว่าต้องการออกใบลดหนี้ทันทีด้วยหรือไม่ ตามภาพด้านล่าง

ถ้าต้องการออกใบกำกับภาษีทันที ให้กดที่ปุ่ม Issue Credit Note จอภาพสำหรับการออกใบกำกับภาษีตามภาพด้านล่าง จะปรากฎขึ้น

เนื่องจาก การออกใบลดหนี้ ทางกรมสรรพากรมีข้อกำหนดว่า ต้องมีการระบุเลขที่ใบกำกับภาษีที่เคยออกให้กับลูกค้าไปแล้ว  เพื่อนำมาอ้างอิงในการออกใบลดหนี้ด้วย (ใบกำกับภาษีที่จะนำมาลดหนี้ ต้องมีมูลค่ามากกว่า มูลค่าในใบลดหนี้เท่านั้น)

จากจอภาพด้านบน ผู้ใช้ต้องเลือกใบกำกับภาษีที่ต้องการนำมาออกใบลดหนี้ โดยการกดปุ่ม Select ตามลูกศรชี้

จอภาพด้านบนจะแสดงรายละเอียดของใบลดหนี้ ที่ประกอบด้วยเลขที่ใบกำกับภาษีอ้างอิง ข้อมูลลูกค้า รวมถึงมูลค่าของใบลดหนี้ ซึ่งเป็นข้อมูลที่ไม่สามารถแก้ไขอะไรได้ เนื่องจากระบบนำข้อมูลมาจากการบันทึกรายการคืนเงินให้กับลูกค้าประกอบใบกำกับภาษีต้นฉบับอ้างอิง ที่ผู้ใช้เลือก ผู้ใช้ต้องทำการยืนยันการออกใบลดหนี้ในขั้นตอนสุดท้ายด้วยการกดปุ่ม Issue Credit Note

ตัวอย่างใบลดหนี้ (Credit Note)

การออกใบลดหนี้ ระบบเปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถเลือกที่จะออกในขั้นตอนใดก็ได้ (ก่อนทำการเช็กเอ้าต์)  ในกรณีที่ลูกค้ามีการชำระเงินมาก่อนหน้านี้ แล้วยังไม่ได้ทำการออกใบกำกับภาษี เมื่อผู้ใช้ต้องการให้ออกเอกสาร ระบบจะทำการหักล้างยอดที่รับชำระมา กับยอดที่ต้องทำการคืนเงิน แล้วจะออกแต่ใบกำกับภาษีเฉพาะยอดที่หักยอดเงินคืนออกแล้ว โดยที่ไม่ต้องออกใบลดหนี้

ในกรณีที่ไม่ได้มีการออกใบลดหนี้ในทันทีที่มีการมีการคืนเงิน ผู้ใช้สามารถทำการออกใบลดหนี้ในภายหลังได้ โดยการกดปุ่ม Issue ที่ท้ายรายการการรับคืนเงินนั้นได้ ตามภาพด้านล่าง

ที่หน้าจอสำหรับการบันทึกรายการ หลังจากที่ได้ทำการออกเอกสาร (ใบกำกับภาษี / ใบลดหนี้) ไปแล้ว จะมีปุ่ม View อยู่ท้ายรายการ ผู้ใช้สามารถเรียกเอกสารที่ได้ออกไปแล้วมีดู หรือสั่งพิมพ์เอกสารเหล่านั้นได้ตลอดเวลาทั้ง ต้นฉบับ และ สำเนา ตามภาพด้านล่าง

หลังจากกดปุ่ม View แล้ว หน้าจอด้านล่างจะปรากฏขึ้น

หน้าจอนี้เป็นหน้าจอที่แสดงรายละเอียดของใบกำกับภาษี และมีปุ่มคำสั่งให้ผู้ใช้สามารถ

            Cancel Tax Invoice     ใช้เพื่อทำการยกเลิกใบกำกับภาษี
            Edit                                 แก้ไขข้อมูลในใบกำกับภาษี (ตัวเงินแก้ไขไม่ได้)
            Link Document            เรียกดูเลขที่เอกสารอ้างอิง ตามภาพล่าง
                                                 

            Log                                  เรียกดูประวัติการแก้ไขข้อมูล ตามภาพล่าง