End Day (การปิดบัญชีประจำวัน)

การทำ End day (ปิดบัญชีประจำวัน) เป็นขั้นตอนที่ต้องทำทุกวัน (วันละครั้งเท่านั้น) โดยระบบจะอนุญาตให้ทำได้หลังเที่ยงคืนเท่านั้น เพื่อป้องกันการทำซ้ำ

ระบบทำอะไรบ้างในขั้นตอนการปิดบัญชี

1. ตรวจสอบความพร้อมของข้อมูล
   • Precheck - duplicate end day
     ตรวจสอบว่าเป็นการทำปิดบัญชีซ้ำหรือเปล่า และทำหลังเที่ยงคืนหรือไม่
   • Precheck – non-extension guests
     ตรวจสอบว่ายังคงมีแขกที่ถึงกำหนดเช็กเอาต์ และยังไม่ได้ทำการเช็กเอาต์ออกจากระบบหรือไม่
   • Precheck – no show deposits
     ตรวจสอบกรณีที่แขกไม่มาเช็กอินตามกำหนด และมีการจ่ายมัดจำไว้ และยังไม่ปิดบัญชีหรือไม่
   • Precheck – auto print report
     ตรวจสอบว่ามีการจัดทำรายงานแบบเป็นชุดไปหรือยัง
   • Precheck – auto post
     ตรวจสอบว่ามีการบันทึกค่าห้องครบทุกห้องหรือยัง
     
     

     สำหรับในขั้นการตรวจสอบข้างต้นนี้ ถ้ามีการตรวจพบว่ามีขั้นตอนใดไม่ถูกต้อง หรือผิดพลาด ระบบจะหยุดการทำงานทันที ผู้ใช้ต้องดำเนินการแก้ไขข้อผิดพลาดที่ระบบแจ้งให้เรียบร้อยทั้งหมดก่อน จึงจะสามารถกลับมาทำการปิดบัญชีได้ตามปกติได้

     
     ตัวอย่างหน้าจอกรณี ระบบตรวจพบความผิดพลาด
     

     
     
     จากภาพ ระบบตรวจพบข้อผิดพลาดในขั้นตอนของการตรวจสอบก่อนการปิดบัญชีว่า มีแขกถึงกำหนดเช็กเอาต์แล้ว แต่ผู้ใช้ยังไม่ได้ทำการเช็กเอาต์ออกจากระบบ  ในกรณีที่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ผู้ใช้สามารถเอา mouse ไปคลิกที่ link ในกรอบสีแดงตามภาพด้านบน เพื่อให้ระบบแสดงรายละเอียดของข้อผิดพลาดที่ตรวจพบ (ตามภาพด้านล่าง) เพื่อนำไปดำเนินการแก้ไขต่อไป
     
     

     

2. การเก็บตัวเลขสถิติ ปรับปรุงข้อมูล และลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นออก
   • Generate Accumulation Data – Transaction Summary
     เก็บข้อมูลสรุปเกี่ยวกับยอดขาย / ยอดรับชำระ
   • Generate Accumulation Data – Room Summary
     เก็บข้อมูลสรุปในการใช้ห้อง
   • Generate Accumulation Data – Outstanding
     เก็บข้อมูลสรุปเกี่ยกับยอดค้างชำระของแขก
   • Generate Accumulation Data – Recapitulate
     เก็บสถิติข้อมูลเกี่ยวกับการเข้าพักของแขก
   • Generate Accumulation Data – Reservation Pickup
     เก็บสถิติข้อมูลการรับจองห้อง
   • Mark No-show Bookings
     ปรับปรุงสถานภาพแขก ในกรณีที่ไม่มาเช็กอินตามกำหนด
   • Clearing Data
     ลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกจากระบบ
   • Update Room Status
     ปรับปรุงสถานภาพบ้านแม่ของห้องแขกให้เป็น Dirty
     
     
3. ขั้นตอนสุดท้าย เปลี่ยนวันที่ของระบบ
   • Increment System Date
     เปลี่ยนวันที่ของระบบเป็นวันถัดไป

หลังจาก End Day เป็นที่เรียบร้อย ตัวระบบจะแจ้งว่า End day completed และแจ้งให้ผู้ใช้ Sign out ออกจากระบบ เพื่อทำการ Sign in ใหม่

การเปลี่ยนวันที่ของระบบจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการปิดบัญชี ในกรณีที่เกิดปัญหาไม่ว่าจะเป็นในขั้นตอนใดข้างต้นก็ตาม ระบบจะหยุดทำงานทันที วันที่ของระบบจะไม่ถูกเปลี่ยน และข้อมูลจะถูกย้อนกลับ ให้เป็นเหมือนก่อนที่จะทำการปิดบัญชีประจำวัน