Deposit Folio (บัญชีเงินมัดจำ)

เป็นบัญชีเงินมัดจำ ที่ระบบทำการเปิดให้เองในกรณีที่แขกมีการชำระเงินมัดจำการจองห้องไว้ล่วงหน้าก่อนการเข้าพัก และ Deposit Folio นี้ก็จะถูกปิดให้เองโดยอัตโนมัติเช่นกันในตอนที่ผู้ชำระเงินมัดจำมาทำการเช็กอิน โดยยอดเงินมัดจำจาก Deposit Folio นี้จะถูกโอนย้ายไปที่ Guest Folio ในทันที สำหรับกรณีที่แขกชำระเงินมัดจำแล้วไม่ได้มาทำการเช็กอิน ไม่ว่าจะเป็น Cancel หรือ No Show ก็ตาม เจ้าหน้าที่ที่ดูแลเรื่อง Deposit Folio จะต้องมาทำการปิด Folio เอง เพื่อระบุว่าเป็นการปิด Folio โดยการ Refund (คืนเงินมัดจำ) หรือบันทึกเป็นรายได้ของโรงแรม (ไม่คืนเงิน) เนื่องจากระบบไม่สามารถปิด Folio เหล่านี้ ให้เองโดยอัตโนมัติได้

รายละเอียดในหน้าจอ Deposit Folio นี้โดยทั่วไปก็จะเหมือนกับ Guest Folio ทุกอย่าง ยกเว้น Folio Status ซึ่งจะมีเพียง Active (สถานะปกติ) และ Closed (ปิดบัญชี) เท่านั้น
 

ส่วนในหน้าบันทึกรายการ สำหรับ Deposit Folio นี้ ผู้ใช้ไม่สามารถทำการบันทึกรายการ หรือยกเลิกรายใดๆ ได้ยกเว้น Close Folio (สั่งปิดบัญชี) ในกรณีที่มีการขอยกเลิกการจอง หรือแขกไม่มาเช็กอิน ตามกำหนดเวลาที่จองไว้
  
เมื่อผู้ใช้สั่งให้ Close Folio  จอภาพด้านล่างจะปรากฏขึ้่น เพื่อให้ผู้ใช้ระบุวิธีการในการปิดบัญชี (บันทึกเป็นรายได้ / คืนเงินแขก อย่างละเท่าไหร่)

จากภาพ  ระบบจะแสดงให้เห็นว่ายอดเงินมัดจำคือ 5,000.00 บาท ถ้าผู้ใช้ต้องการปิดบัญชีเงินมัดจำนี้ด้วยการบันทึกเป็นรายได้ ให้ระบุจำนวนเงินในช่อง Charge Amont  แต่ถ้าต้องการคืนเงินให้กับแขกที่จอง ให้ระบุจำนวนเงินที่จะคืนในช่อง Refund Amount (ผู้ใช้สามารถ Charge บางส่วน และ Refund บางส่วนได้)