Check Out (การทำเช็กเอาต์แขก)

การทำเช็กเอาต์แขก สามารถทำได้จากหลายๆ หน้าจอของโปรแกรม Fromas แต่จะมีเงื่ีอนไขเหมือนกันคือ แขกที่จะทำการเช็กเอาต์ออกได้ ต้องไม่มียอดค้างชำระ (Folio balance ทุกใบมียอดเป็น 0) รวมถึงมีการบันทึกค่าห้องพักครบถ้วนแล้ว และต้องไม่มีค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เป็นไปตามความต้องการพิเศษของแขก (ปรากฎอยู่ใน Tab Requirement) แล้วยังไม่ได้บันทึกรายการด้วย 

จากภาพ จะเป็นสั่งเช็กเอาต์แขกจากหน้า Guest In House (รายชื่อแขกพัก) โดยการใช้ Mouse คลิกที่ปุ่ม Action เพื่อให้ระบบแสดงชุดเมนูย่อย แล้วเลือก Check out 

ระบบจะให้ผู้ใช้ยืนยันการทำเช็กเอาต์อีกครั้งโดยการกดปุ่ม OK หรือกดปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกการเช็กเอาต์ ในกรณีที่ผู้ใช้ยืนยันการทำเช็กเอาต์ ถ้าไม่พบปัญหาอะไร ระบบจะแสดงข้อความ "Check Out Completed" แต่ในกรณีที่ระบบพบข้อผิดพลาด อาจมีข้อความเตือนจากระบบ ในแต่ละสถานการณ์ ดังนี้

1. กรณีที่เป็นการทำเช็กเอาต์ก่อนถึงวันกำหนดออกจริง ระบบจะขึ้นข้อความเพื่อให้ผู้ใช้ใส่เหตุผลในการทำเช็กเอาต์ก่อนกำหนดนี้อีกครั้ง ตามภาพด้านล่าง ในกรณีนี้ ระบบยังคงอนุญาตให้ทำการเช็กเอาต์ได้ หลังการใส่เหตุผล แต่ยังคงเก็บสถิติข้อมูลการเช็กเอาต์ก่อนกำหนดนี้ไว้เพื่อแสดงในรายงานด้วย

2. กรณีที่ยังมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เป็นไปตามความต้องการพิเศษของแขก แล้วยังไม่ได้มีการบันทึก ระบบจะเตือนผู้ใช้ โดยจะแสดงข้อความตามภาพด้านล่าง แต่ไม่อนุญาตให้ทำการเช็กเอาต์แขกออกจากระบบ ผู้ใช้ต้องปรับปรุงข้อมูลค่าใช้จ่ายเหล่านี้ของแขกก่อน โดยทำการบันทึก หรือยกเลิกรายการค่าใช้จ่ายดังกล่าวก่อน จึงจะสามารถกลับมาทำการเช็กเอาต์ได้

3. สำหรับกรณีที่แขกยังคงมียอดค้างชำระ (Folio Balance ไม่เท่ากับ 0 ทุกใบ) จะมีข้อความด้านล่างปรากฏขึ้น และระบบจะไม่อนุญาตให้ทำการเช็กเอาต์ ผู้ใช้ต้องทำการบันทึกรายการรับชำระ หรือทำรายการอื่นใดเพื่อปรับปรุงยอดใน Folio ของแขกทุกๆ ใบ ให้มียอดเป็น 0 ทั้งหมดก่อน จึงจะสามารถกลับมาทำการเช็กเอาต์แขกได้