Add-On (ระบบเสริม)

ส่วนของระบบเสริมนี้ เป็นโปรแกรมเพิ่มเติมพิเศษที่ทำขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานให้กับผู้ใช้ ซึ่งในบางเรื่อง จำเป็นต้องมีอุปกรณ์พิเศษเพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้ตามวัตถุประสงค์ เช่น เครื่องอ่านพาสปอร์ต เครื่องอ่านบัตรประชาชน และ เครื่องอ่านกุญแจห้องแขกแบบคียการ์ด เป็นต้น

เมนูย่อยของระบบเสริม 
-    Documents Reader พื้นที่จัดเก็บข้อมูลเอกสาร (พาสปอร์ต / บัตรประชาชน) ที่อ่านเก็บไว้ล่วงหน้า เมนูนี้จะสามารถใช้งานได้เฉพาะกรณีที่มีการติดตั้งเครื่องอ่านพาสปอร์ต หรือเครื่องอ่านบัตรประชาชนไทยไว้แล้วเท่านั้น

หน้าจอด้านบนนี้ถูกแบ่งออกเป็น 2 ส่วน (ซ้ายและขวา) 

ด้านซ้าย เป็นข้อมูลที่ได้จากการอ่านเอกสาร (พาสปอร์ต / บัตรประชาชน) ไว้ล่วงหน้า ทางโรงแรมจำเป็นต้องมีเครื่องอ่านพาสปอร์ต และเครื่องอ่านบัตรประชาชน ฟังก์ชั่นนี้จึงจะสามารถใช้งานได้

ด้านขวา จะเป็นข้อมูลของแขกที่ได้ทำการเช็คอินเข้าในระบบ Fromas เรียบร้อยแล้ว ซึ่งอาจจะยังใส่ข้อมูลไม่ครบถ้วน เนื่องจากไม่ต้องการให้แขกต้องรอนานมาก ผู้ใช้สามารถทำการอ่านเอกสารเพื่อเก็บข้อมูลแขกไว้ล่วงหน้า  ซึ่งระบบก็จะจัดเก็บเอกสารที่อ่านไว้ที่จอด้านซ้าย เพื่อให้ผู้ใช้สามารถลากเอาข้อมูลจากเอกสารที่ได้อ่านไว้ล่วงหน้าแล้ว มาบันทึกทับข้อมูลแขกที่ได้ทำตอนเช็คอิน ซึ่งอาจจะยังไม่สมบูรณ์ ตามภาพด้านล่าง

-    Export RR-4 (รร.4) ใช้เพื่อสั่งให้ระบบจัดทำรายงาน รร.4 ในรูปแบบของ Excel ตามรูปแบบที่หน่วยงานรัฐกำหนด เพื่อนำส่งให้กับหน่วยงานรัฐผ่านช่องทางออนไลน์

-    Export TM-30 (ตม.30) ใช้เพื่อสั่งให้ระบบจัดทำรายงาน ตม.30 ในรูปแบบของ Excel ตามรูปแบบที่หน่วยงานรัฐกำหนด เพื่อนำส่งให้กับหน่วยงานรัฐผ่านช่องทางออนไลน์

-    Key Card Reader ใช้เพื่อให้ระบบทำการอ่านข้อมูลจากคีย์การ์ดสำหรับเข้าห้องแขก เมนูนี้จะสามารถใช้งานได้ ในกรณีที่ทางโรงแรมมีการติดตั้งระบบ Access Control (ระบบควบคุมการเข้าพักแขกด้วยคีย์การ์ด) ไว้ก่อนล่วงหน้าแล้วเท่านั้น

-   Local Service Download  ใช้เพื่อทำการ download โปรแกรมที่ใช้ในการเชื่อมต่อระบบกับอุปกรณ์พิเศษต่างๆ เช่น เครื่องอ่านบัตรประชาชน เครื่องอ่านพาสปอร์ต ฯ

- Record Lock Manager  ใช้ในการปลดล็อคข้อมูลต่างๆ ในระบบ ในกรณีที่มีการแจ้งว่าข้อมูลถูกล็อค ซึ่งอาจเกิดขึ้นจากการที่ internet ดับไปชั่วคราว หรือการออกจากระบบโดยไม่มีการ log out เป็นต้น

-  Tax Invoice / Credit Note  ข้อมูลใบกำกับภาษี / ใบลดหนี้

ในส่วนของหน้าจอ Tax Invoice / Credit Note (ใบกำกับภาษี / ใบลดหนี้)  จะเป็นหน้าจอที่แสดงรายละเอียดของใบกำกับภาษี รวมถึงใบลดหนี้ที่ได้ออกให้กับแขกพักไปแล้ว ในขั้นตอนการรับชำระเงิน

ตามตารางด้านบนบรรทัดที่ตัวหนังสือเป็นสีแดง หรือใบกำกับภาษีที่ถูกยกเลิกไปแล้ว

ส่วนของตัวกรองข้อมูล ใช้ในกรณีที่ต้องการให้ระบบทำการค้นหาข้อมูลเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาแสดงในตารางตามภาพด้านบน สำหรับความหมายของคำค้นต่างๆ มีดังนี้

Keyword	ชื่อในการออกใบกำกับภาษี
Tax Invoice No.	เลขที่ใบกำกับภาษี
Room No.	หมายเลขห้องที่ออกใบกำกับภาษี
Folio No.	หมายเลข Folio ของแขก
Book No.	เล่มที่ใช้ในการออกใบกำกับภาษี
From Date	วันที่เริ่มต้นข้อมูล
To Date	วันที่สิ้นสุดข้อมูล

จอแสดงรายละเอียดใบกำกับภาษี

ผู้ใช้สามารถเลือกรายการที่ต้องการดูรายละเอียด หรือนำมาแก้ไขได้โดยใช้ mouse คลิกที่รายการที่ต้องการแก้ไขในตารางตามภาพด้านบน หลังจากนั้นจอภาพด้านล่างจะปรากฎขึ้น

จากหน้าจอนี้ จะมีปุ่มคำสั่งใหผู้ใช้สามารถทำการดูเลขที่เอกสารอ้างอิง (Folio#) ได้โดยการกดที่ปุ่ม Link Document ตามภาพด้านบน และสามารถเรียกดูประวัติการปรับปรุงข้อมูลของใบกำกับภาษีใบนี้ได้โดยการกดปุ่ม Update Log รวมถึงปุ่มคำสั่งต่างๆ ดังนี้

Edit (แก้ไขรายละเอียดในใบกำกับภาษี)

โดยทั่วไปแล้ว ข้อมูลบนจอด้านบนนี้ จะถูกบันทึกโดยผู้ใช้เองในตอนที่สั่งให้ระบบออกใบกำกับภาษีในขั้นตอนการรับชำระเงิน ทั้งนี้ ระบบยังอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถทำการแก้ไขข้อมูลของใบกำกับภาษีได้  (ในกรณีที่ผู้ใช้เป็นผู้มีสิทธิในการแก้ไขใบกำกับภาษีเท่านั้น )

ระบบไม่อนุญาตให้ทำการแก้ไขจำนวนเงินในการออกใบกำกับภาษีในทุกกรณี สำหรับกรณีที่เกิดการผิดพลาดในส่วนของจำนวนเงิน ผู้ใช้จำเป็นต้องทำการแก้ไขโดยการยกเลิกรายการรับชำระนั้นๆ ซึ่งระบบจะยกเลิกใบกำกับภาษีหมายเลขที่อ้างอิงถึงการชำระเงินนั้นให้เองโดยอัตโนมัติ  แล้วจึงค่อยทำการบันทึกการรับชำระเงินใหม่ด้วยตัวเลขที่ต้องการ เพื่อให้ได้ใบกำกับภาษีใบใหม่ที่ถูกต้อง

Print (สั่งพิมพ์ใบกำกับภาษีใหม่)

ในกรณีที่แขกพักทำใบกำกับภาษีหาย หรือมีการแก้ไขข้อความบางส่วน เช่น ชื่อ/ที่อยู่ในการออกใบกำกับภาษีแล้วจำเป็นต้องทำการพิมพ์ใบกำกับภาษีใหม่ สามารถทำได้โดยการกดปุ่ม Print ได้เลย โดยทุกครั้งที่มีการสั่งพิมพ์ ระบบจะทำการบันทึกจำนวนครั้งในการสั่งพิมพ์ของใบกำกับภาษีแต่ละใบไว้ในระบบด้วย

Cancel Tax Invoice (ยกเลิกใบกำกับภาษี)

ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการยกเลิกการออกใบกำกับภาษีที่ได้ออกไปแล้ว สามารถทำได้โดยกดปุ่ม Cancel Tax Invoice โดยระบบจะขึ้นหน้าจอเล็กมาให้ผู้ใช้ใส่เหตุผลในการขอยกเลิกใบกำกับฯ พร้อมทั้งกดปุ่มยืนยันการขอยกเลิกอีกครั้งหนึ่ง ตามภาพด้านล่าง

จอแสดงรายละเอียดใบลดหนี้

หน้าจอที่ใช้ในการแสดงรายละเอียดของใบลดหนี้ จะมีปุ่มที่ใช้สำหรับแสดงรายละเอียดของใบกำกับภาษีต้นทางที่ถูกอ้างอิงโดยใบลดหนี้ใบนี้ ตามภาพด้านบน

การสั่งพิมพ์ใบลดหนี้ ก็สามารถทำได้โดยการกดปุ่ม Print ที่มุมขวาบนตามภาพด้านบน

ในกรณีที่ต้องการยกเลิกใบลดหนี้ที่ได้ออกไปแล้ว ก็สามารถทำได้โดยการกดปุ่ม Cancel Credit Note (ยกเลิกใบลดหนี้) และใส่เหตุผลในการยกเลิก พร้อมกดยืนยันอีกครั้ง ตามภาพด้านล่าง