Create / Amend Booking (การสร้าง / แก้ไขข้อมูลการจอง)

หน้าจอเริ่มต้นที่ใช้สำหรับการสร้าง/แก้ไขข้อมูลการจอง จากภาพด้านบน ระบบจะแบ่งส่วนของข้อมูลในการทำ Booking ออกเป็น 6 แท็ป (ในกรอบสีแดง ตามภาพ) ดังนี้

1. Booking Info (ข้อมูลการจองทั่วไป)

สำหรับหน้าจอ Booking info นี้ จะเป็นข้อมูลเบื้องต้นที่จำเป็นต้องมีในการสร้าง booking ซึ่งถูกแบ่งออกเป็นอีก 4 ส่วน ดังนี้

Booking info ซึ่งประกอบด้วย

Arrival	วันที่เข้าพัก
Departure	วันที่ออก
Night	จำนวนคืนที่พัก
Resv Type*	วิธีการจอง ( * บังคับใส่ข้อมูล )
Channel	ช่องทางในการจอง
Voucher#	เลขที่เอกสารอ้างอิงการจอง

Guest List เป็นส่วนที่บอกรายชื่อของแขกที่จองมากับ Booking นี้ การสร้างแขกให้กับ Booking สามารถทำได้โดยกดปุ่ม +Add Guest ดูวิธีการเพิ่มแขกอย่างละเอียดได้ที่ การสร้าง / แก้ไขข้อมูลแขก

Market Segment เป็นส่วนที่ใช้การจัดกลุ่มที่มาของแขก ตามวัตถุประสงค์ทางการตลาด ซึ่งประกอบด้วย

Origin*	ประเภทของแขก ( * บังคับใส่ข้อมูล )
Market	การจัดกลุ่มทางการตลาด
Sales	เจ้าหน้าที่ฝ่ายขาย

Other Info เป็นส่วนที่ระบุข้อมูลทั่วไปของการจอง ซึ่งอาจจะไม่ใช่สาระสำคัญในการทำ booking เช่น เวลาที่เช็กอิน / เช็กเอาต์, มาจากไหน, จะไปไหน ฯ

2. Rooms (รายละเอียดห้องที่จอง)

ส่วนนี้จะแสดงถึงห้องที่ถูกจองโดย Booking นี้ ตามภาพในกรอบสีแดงจะแสดงรายละเอียดของห้องที่จองว่าเป็น ประเภทอะไร วันที่เข้า/ออก เงื่อนไขราคาที่จอง มีการบล็อคห้องไว้หรือยัง ดูวิธีการจองห้องโดยละเอียดได้ที่ การเพิ่มห้องในการจอง

3. Billing & Payment (เงื่อนไข / การชำระเงิน)

ส่วนนี้จะแสดงถึงข้อมูลเกี่ยวกับเงื่อนไข รวมถึงวิธีการชำระเงิน เลขบัตรเครดิต เป็นต้น ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ เงื่อนไข / การชำระเงิน

4. Deposit (เงินมัดจำ)

การบันทึกเงินมัดจำการจอง จากภาพด้านบนจะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงินมัดจำของทางโรงแรม ประกอบด้วย เลขที่ใบเสร็จ สถานภาพ วันที่ ประเภทการชำระเงิน หมายเหตุ และช่องจำนวนเงิน ซึ่งสามารถบันทึกได้ไม่จำกัดรายการ ในการบันทึกข้อมูลสามารถทำได้โดยกดปุ่ม +New ภาพด้านล่างจะปรากฎขึ้น

Receipt Date วันที่รับชำระ

Payment Type ประเภทการชำระเงิน

Amount จำนวนเงิน

Remark หมายเหตุ

เมื่อกรอกข้อมูลตามภาพด้านบนเรียบร้อยให้กด OK บันทึกข้อมูล หรือ Close เพื่อยกเลิกการบันทึก

หลังจากบันทึกข้อมูลเรียบร้อย ตามภาพด้านบน ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วมาทำการแก้ไขได้โดยการกดปุ่มแก้ไข ลบหรือยกเลิกรายการได้โดยกดปุ่มลบ และสั่งพิมพ์ใบกำกับการรับเงินมัดจำได้โดยกดปุ่มพิมพ์ (ปุ่มสัญลักษณ์ในกรอบสีแดง) กรณีสั่งยกเลิกรายการ ระบบจะแสดงข้อความให้ผู้ใช้ยืนยันการยกเลิกอีกครั้ง โดยการกด OK หรือ Cancel ถ้าเป็นการยกเลิกรายการรับเงินมัดจำที่ทำในวันเดียวกัน ระบบจะลบข้อมูลให้ทันที แต่ถ้าเป็นการยกเลิกรายการที่ได้บันทึกไว้ในวันก่อนหน้านี้ ระบบจะเปลี่ยนสถานภาพของข้อมูลเป็น Cancelled แทน

ทันทีที่ผู้ใช้ยืนยันการบันทึกเงินมัดจำแล้ว ระบบจะทำการเปิด Deposit Folio ไว้ให้เองโดยอัตโนมัติ และรายการเงินมัดจำใน Deposit Folio นี้จะถูกโอนเข้า Guest Folio ให้เองโดยอัตโนมัติในตอนที่ทำเช็กอินแขก ในกรณีที่แขกยกเลิกการจอง CXL หรือไม่ได้เข้าพักตามกำหนด NOS ผู้ใช้จะต้องทำการปิด Deposit Folio เหล่านี้ โดยต้องระบุวิธีในการปิด Folio ว่าเป็นการ Refund หรือ บันทึกรายการเป็น Cancellation / No Show Charge

5. Requirement (ความต้องการพิเศษ)

ใช้ในการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการพิเศษ หรือบริการใดๆ ที่ทางโรงแรมสามารถให้บริการหรือจัดหาให้แขกได้ ทั้งในส่วนที่คิด หรือไม่คิดค่าบริการเช่น เตียงเด็กเล็ก, ผลไม้, รถรับส่งสนามบิน เป็นต้น สำหรับในกรณีที่เป็นบริการที่มีการคิดค่าใช้จ่ายกับแขก เมื่อบันทึกลงในความต้องการพิเศษนี้แล้ว ระบบจะทำการบันทึกค่าใช้จ่ายนั้นๆ ให้เองโดยอัตโนมัติ ในตอน Auto Post Room (การบันทึกค่าห้องแบบอัตโนมัติประจำวัน)

การสร้างความต้องการพิเศษในหน้านี้ (Tab Requirement) จะมีผลกับห้องทุกๆ ห้องที่จองมาพร้อมกับ Booking นี้ กรณีที่ต้องการสร้างความต้องการพิเศษ ให้มีผลเฉพาะห้องบางห้องใน Booking นี้ สามารถดูรายละเอียดได้ที่ ความต้องการพิเศษ

6. Log (บันทึกการเปลี่ยนแปลงข้อมูล)

หน้าจอแสดงประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของแขก

User	ชื่อผู้ใช้ ที่ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
Date	วันที่ของระบบ
Log Time	วันที่ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (วันที่ตามปฏิทิน)
Description	รายละเอียดการปรับปรุง / เปลี่ยนแปลงข้อมูล

สำหรับบันทึกการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่างๆ นี้ ระบบจะทำการจัดเก็บให้โดยอัตโนมัติในทุกๆ ครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลแขกในทุกกรณี และไม่สามารถลบ หรือแก้ไขโดยผู้ใช้งานได้

7. Booking Status (สถานะการจอง)

หลังจากการบันทึกข้อมูลการจองในส่วนต่างๆ (Booking Info, Rooms, Billing & Payment, Deposit, Requirement) ครบถ้วนแล้ว ให้ผู้ใช้ยืนยัน หรือยกเลิกการบันทึกข้อมูลโดยการกดปุ่มคำสั่งเพื่อเปลี่ยนสถานภาพการจอง ดังนี้

Save & Confirm	เพื่อยืนยันการจอง และตั้งค่าสถานภาพเป็น CFM
Save	เพื่อยืนยันการจอง และตั้งค่าสถานภาพเป็น RSV
Cancel	ยกเลิกการบันทึกข้อมูล (ข้อมูลในทุกส่วนจะไม่ถูกบันทึกด้วยทั้งหมด)

ในกรณีที่ยืนยันการบันทึกข้อมูลไปแล้ว โดยการกด Save & Confirm หรือ Save แล้วต้องการแก้ไขข้อมูล ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม แก้ไข ที่บรรทัดที่ต้องการได้เลย ตามภาพ

หลังจากที่เลือกจะแก้ไขข้อมูลแล้ว ที่หน้าจอจะมีปุ่มคำสั่งเพิ่มเติมมาจากตอนที่สร้าง booking ใหม่ ในกรอบสีแดงตามภาพ

Block Room	ใช้ในกรณีที่ต้องการบล็อคห้อง ดูรายละเอียดที่ การบล็อคห้อง
Room Charge	ใช้เพื่อให้ระบบแสดงรายละเอียดการคิดค่าห้องในแต่ละวัน ดูรายละเอียดที่ รายละเอียดการคิดค่าห้อง
Cancel Booking	ใช้เพื่อขอยกเลิกการจองนี้ สถานภาพของการจองนี้จะเปลี่ยนเป็น CXL
Wait List	ใช้เพื่อให้เปลี่ยนสถานภาพของการจองนี้เป็น TTT ซึ่งเป็นสถานภาพที่ระบบจะไม่นำไปตัดห้องว่าง

Booking ที่ถูกทำการยกเลิก (Cancel) ไปแล้ว ข้อมูลจะไม่ถูกลบออกจากระบบในทันที แต่ระบบจะเก็บข้อมูลการจองนี้จนถึงวันครบกำหนดการเข้าพัก (Arrival Date) ดังนั้น ก่อนถึงกำหนดการเข้าพัก ในกรณีที่ต้องการให้ Booking ที่ทำการยกเลิกไปแล้ว กลับมาเป็น Booking ที่มีสถานะปกติ (RSV) ก็สามารถทำได้โดยการการปุ่ม Rebook ตามภาพด้านล่าง

Booking ที่ถึงกำหนดการเข้าพักแล้ว ผู้เข้าพักไม่ได้มาทำการเช็กอิน คือไม่มีการเข้าพักจริง ระบบจะทำการเปลี่ยนสถานะของการจองจาก RSV หรือ CFM เป็น NOS (No show) และคืนห้องว่างให้เองโดยอัตโนมัติในตอนปิดบัญชีประจำวัน (End Day) โดยที่ข้อมูลการจองนี้จะยังไม่ถูกลบออกจากระบบ ผู้ใช้สามารถทำการ Rebook เพื่อเปลี่ยนสถานของการจองนี้ให้กลับมาเป็น RSV หรือ CFM เพื่อทำการเช็กอินใหม่ได้