Guest Folio (บัญชีแขกพัก)

เป็นบัญชีที่ใช้บันทึกค่าใช้จ่าย และรายการชำระเงินของแขก ซึ่งระบบจะทำการเปิด Guest Folio นี้ให้เองโดยอัตโนมัติ ในตอนที่ทำการเช็กอินแขก และระบบจะทำการปิดให้เองตอนที่ทำการเช็กเอาต์

รายละเอียดหน้าจอในส่วนของ Guest Folio

กรอบที่ 1 เป็นส่วนของ Folio Sequence ซึ่งในแขกแต่ละคนสามารถเปิด Folio ได้มากที่สุด 4 ใบ ขึ้นอยู่กับ Folio Pattern ซึ่งผู้ใช้สามารถกำหนดได้เอง ดูรายละเอียดใน การตั้งค่าระบบ ตามภาพในกรอบที่ 1 นี้มีการเปิด Folio 2 ใบ (ใบที่ 1 Room + ABF + Dinner, ใบที่ 2 Extra Folio)
กรอบที่ 2 เป็นส่วนที่แสดงให้เห็นถึง Transaction Status (สถานภาพของรายการ) จากภาพ
- VOID รายการที่ถูกยกเลิกไปแล้ว ถ้าคลิ้กที่เครื่องหมาย ระบบจะแสดงข้อมูลเพิ่มเติมตามภาพจากภาพ แสดงให้เห็นว่ารายการถูกบันทึกโดยใคร และถูกยกเลิกโดยใคร
- TRANSFER IN เป็นรายการที่ถูกย้ายมาจากห้องอื่น สามารถเรียกดูรายละเอียดได้โดยกดที่เครื่องหมายรายละเอียดการย้ายรายการก็จะแสดงให้เห็น
- TRANSFER OUT เป็นรายการที่ถูกย้ายมาจากห้องอื่น สามารถเรียกดูรายละเอียดได้โดยกดที่เครื่องหมาย รายละเอียดการย้ายรายการก็จะแสดงให้เห็น
- SPLIT แสดงเป็นรายการที่ถูกแยกยอดออกเป็น 2 รายการ
  ตามรูป แสดงให้เห็นว่ารายการนี้ถูกบันทึกครั้งแรกโดยใคร แล้วถูกทำการแยกยอดจาก 1,755.00 เป็น 755.00 กับ 1,000.00
กรอบที่ 3 เป็นส่วนของ Action ซึ่งจะประกอบด้วย Edit และ Split
- Edit ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการแก้ไข รายละเอียดของข้อมูลที่ได้บันทึกไปแล้ว (ไม่สามารถแก้ไขตัวเงินได้)
  จากภาพ รายละเอียดข้อมูลที่สามารถแก้ไขได้ มีดังนี้
  - - Description ประเภทของค่าใช้จ่าย หรือ ประเภทการชำระ
    - Remark หมายเหตุ
    - Reference หมายเลขเอกสารอ้างอิง
    - หลังจากแก้ไขเรียบร้อย ให้กด OK เพื่อยืนยันการแก้ไข
- Split ใช้ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการแยกยอดยอดเดียวออกเป็น 2 ยอดหรือมากกว่า (แยกได้ไม่จำกัด)
  จากภาพ ยอดเดิมของรายการนี้คือ 500.00 แต่ผู้ใช้ต้องการแยกยอดนี้ออกเป็น 2 รายการ ให้เป็น 300.00 (ยอดที่ต้องการแยก) และ 200.00 (ยอดที่เหลือในรายการเดิม) ผู้ใช้ต้องยืนยันการแยกยอดโดยการกดปุ่ม Split อีกครั้ง
  
  หลังจากการแยกยอด รายการดังกล่าวจะถูกแยกเป็น 2 รายการตามภาพด้านล่าง

สำหรับหน้า Guest Folio นี้ จะมีปุ่มคำสั่งทั้งหมด ดังนี้ (ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ การบันทึกรายการขาย )

Post	การบันทึกรายการขาย
Void	การยกเลิกรายการขาย/การรับชำระ
Move	การย้ายรายการ (ห้องเดียวกัน)
Transfer	การย้ายรายการ (ข้ามห้อง)
Payment	การรับชำระเงิน
Print	การพิมพ์ใบรายการ
Check Out	เพื่อทำการเช็กเอาต์แขก กรณีที่แขกไม่มียอดค้างชำระ สามารถทำเช็กเอาต์ทันทีโดยกดปุ่มนี้
Charge Schedule	สั่งให้ระบบแสดงรายการค่าบริการต่างๆ แบบรายวัน ตั้งแต่วันที่เช็กอิน ถึงวันที่เช็กเอาต์ตามภาพล่าง

Charge Schedule (ตารางการคิดค่าบริการ) เป็นตารางแสดงรายละเอียดในการคิดค่าใช้จ่ายในแต่ละวัน ไม่ว่าจะเป็นค่าห้อง ค่าอาหาร หรือ ค่าใช้จ่าย อื่นๆ จากบริการพิเศษที่แขกต้องการ ซึ่งได้กำหนดไว้ใน Guest requirement
ในแต่ละบรรทัดจะแสดงถึงค่าบริการในแต่ละประเภทของแต่ละวัน ว่ามีการคิดค่าบริการอะไรบ้าง ส่วนในกรอบสีแดง (ตามภาพ) แสดงให้เห็นค่าใช้จ่ายแต่ละรายการนั้น ได้ถูกบันทึกลงใน Guest folio แล้วหรือยัง

รายการค่าบริการต่างๆ ที่แสดงให้เห็นในตารางนี้ จะต้องถูกบันทึกเข้า Guest folio แล้วทั้งหมดเท่านั้น ระบบจึงจะอนุญาตให้ทำการเช็กเอาต์ได้