Guest Folio (บัญชีแขกพัก)
เป็นบัญชีที่ใช้บันทึกค่าใช้จ่าย และรายการชำระเงินของแขก ซึ่งระบบจะทำการเปิด Guest Folio นี้ให้เองโดยอัตโนมัติ ในตอนที่ทำการเช็กอินแขก และระบบจะทำการปิดให้เองตอนที่ทำการเช็กเอาต์
รายละเอียดหน้าจอในส่วนของ Guest Folio
- กรอบที่ 1 เป็นส่วนของ Folio Sequence ซึ่งในแขกแต่ละคนสามารถเปิด Folio ได้มากที่สุด 4 ใบ ขึ้นอยู่กับ Folio Pattern ซึ่งผู้ใช้สามารถกำหนดได้เอง ดูรายละเอียดใน การตั้งค่าระบบ ตามภาพในกรอบที่ 1 นี้มีการเปิด Folio 2 ใบ (ใบที่ 1 Room + ABF + Dinner, ใบที่ 2 Extra Folio)
- กรอบที่ 2 เป็นส่วนที่แสดงให้เห็นถึง Transaction Status (สถานภาพของรายการ) จากภาพ
VOID รายการที่ถูกยกเลิกไปแล้ว ถ้าคลิ้กที่เครื่องหมาย ระบบจะแสดงข้อมูลเพิ่มเติมตามภาพ
จากภาพ แสดงให้เห็นว่ารายการถูกบันทึกโดยใคร และถูกยกเลิกโดยใคร
TRANSFER IN เป็นรายการที่ถูกย้ายมาจากห้องอื่น สามารถเรียกดูรายละเอียดได้โดยกดที่เครื่องหมายรายละเอียดการย้ายรายการก็จะแสดงให้เห็น
TRANSFER OUT เป็นรายการที่ถูกย้ายมาจากห้องอื่น สามารถเรียกดูรายละเอียดได้โดยกดที่เครื่องหมาย รายละเอียดการย้ายรายการก็จะแสดงให้เห็น
SPLIT แสดงเป็นรายการที่ถูกแยกยอดออกเป็น 2 รายการ
ตามรูป แสดงให้เห็นว่ารายการนี้ถูกบันทึกครั้งแรกโดยใคร แล้วถูกทำการแยกยอดจาก 1,755.00 เป็น 755.00 กับ 1,000.00
- กรอบที่ 3 เป็นส่วนของ Action ซึ่งจะประกอบด้วย Edit และ Split
- Edit ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการแก้ไข รายละเอียดของข้อมูลที่ได้บันทึกไปแล้ว (ไม่สามารถแก้ไขตัวเงินได้)
จากภาพ รายละเอียดข้อมูลที่สามารถแก้ไขได้ มีดังนี้-
- Description ประเภทของค่าใช้จ่าย หรือ ประเภทการชำระ
- Remark หมายเหตุ
- Reference หมายเลขเอกสารอ้างอิง
- หลังจากแก้ไขเรียบร้อย ให้กด OK เพื่อยืนยันการแก้ไข
-
- Split ใช้ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการแยกยอดยอดเดียวออกเป็น 2 ยอดหรือมากกว่า (แยกได้ไม่จำกัด)
จากภาพ ยอดเดิมของรายการนี้คือ 500.00 แต่ผู้ใช้ต้องการแยกยอดนี้ออกเป็น 2 รายการ ให้เป็น 300.00 (ยอดที่ต้องการแยก) และ 200.00 (ยอดที่เหลือในรายการเดิม) ผู้ใช้ต้องยืนยันการแยกยอดโดยการกดปุ่ม Split อีกครั้ง
หลังจากการแยกยอด รายการดังกล่าวจะถูกแยกเป็น 2 รายการตามภาพด้านล่าง
- Edit ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการแก้ไข รายละเอียดของข้อมูลที่ได้บันทึกไปแล้ว (ไม่สามารถแก้ไขตัวเงินได้)
สำหรับหน้า Guest Folio นี้ จะมีปุ่มคำสั่งทั้งหมด ดังนี้ (ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ การบันทึกรายการขาย )
| Post | |
| Void | |
| Move | |
| Transfer | |
| Payment | |
| Check Out | เพื่อทำการเช็กเอาต์แขก กรณีที่แขกไม่มียอดค้างชำระ สามารถทำเช็กเอาต์ทันทีโดยกดปุ่มนี้ |
| Charge Schedule | สั่งให้ระบบแสดงรายการค่าบริการต่างๆ แบบรายวัน ตั้งแต่วันที่เช็กอิน ถึงวันที่เช็กเอาต์ตามภาพล่าง |
ชุดคำสั่งในรูปแบบของสัญลักษณ์
-
ดูรายละเอียดที่ การฝากข้อความถึงแขก 
ดูรายละเอียดที่ การแจ้งเตือน 
ใช้เพื่อเรียกดู Folio ที่ปิดไปแล้ว 
แสดงว่า Folio มีสถานะปกติ สามารถบันทึกรายการได้ 
แสดงว่า Folio ถูกล็อค จะไม่สามารถบันทึกรายการขาย/รับชำระได้ 
ใช้เพื่อแก้ไข Folio Pattern ซึ่งเป็นการกำหนดรูปแบบการบันทึก ค่าใช้จ่ายลงบัญชีแต่ละบัญชี ซึ่งแขกแต่ละคน สามารถมีบัญชีได้มากถึง 4 บัญชี เพื่อใช้ในการแยกค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน
