Guest Folio (บัญชีแขกพัก)

เป็นบัญชีที่ใช้บันทึกค่าใช้จ่าย และรายการชำระเงินของแขก ซึ่งระบบจะทำการเปิด Guest Folio นี้ให้เองโดยอัตโนมัติ ในตอนที่ทำการเช็กอินแขก และระบบจะทำการปิดให้เองตอนที่ทำการเช็กเอาต์

รายละเอียดหน้าจอในส่วนของ Guest Folio

กรอบที่ 1 เป็นส่วนของ Folio Sequence ซึ่งในแขกแต่ละคนสามารถเปิด Folio ได้มากที่สุด 4 ใบ ขึ้นอยู่กับ Folio Pattern ซึ่งผู้ใช้สามารถกำหนดได้เอง ดูรายละเอียดใน การตั้งค่าระบบ ตามภาพในกรอบที่ 1 นี้มีการเปิด Folio 2 ใบ (ใบที่ 1 Room + ABF + Dinner, ใบที่ 2 Extra Folio)
กรอบที่ 2 เป็นส่วนที่แสดงให้เห็นถึง Transaction Status (สถานภาพของรายการ) จากภาพ
- VOID รายการที่ถูกยกเลิกไปแล้ว ถ้าคลิ้กที่เครื่องหมาย ระบบจะแสดงข้อมูลเพิ่มเติมตามภาพจากภาพ แสดงให้เห็นว่ารายการถูกบันทึกโดยใคร และถูกยกเลิกโดยใคร
- TRANSFER IN เป็นรายการที่ถูกย้ายมาจากห้องอื่น สามารถเรียกดูรายละเอียดได้โดยกดที่เครื่องหมายรายละเอียดการย้ายรายการก็จะแสดงให้เห็น
- TRANSFER OUT เป็นรายการที่ถูกย้ายมาจากห้องอื่น สามารถเรียกดูรายละเอียดได้โดยกดที่เครื่องหมาย รายละเอียดการย้ายรายการก็จะแสดงให้เห็น
- SPLIT แสดงเป็นรายการที่ถูกแยกยอดออกเป็น 2 รายการ
  ตามรูป แสดงให้เห็นว่ารายการนี้ถูกบันทึกครั้งแรกโดยใคร แล้วถูกทำการแยกยอดจาก 1,755.00 เป็น 755.00 กับ 1,000.00
ในกรอบที่ 3 เป็นส่วนของ Action ซึ่งจะประกอบด้วย Edit และ Split
- Edit ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการแก้ไข รายละเอียดของข้อมูลที่ได้บันทึกไปแล้ว (ไม่สามารถแก้ไขตัวเงินได้)
  จากภาพ รายละเอียดข้อมูลที่สามารถแก้ไขได้ มีดังนี้
  - - Description ประเภทของค่าใช้จ่าย หรือ ประเภทการชำระ
    - Remark หมายเหตุ
    - Reference หมายเลขเอกสารอ้างอิง
    - หลังจากแก้ไขเรียบร้อย ให้กด OK เพื่อยืนยันการแก้ไข
- Split ใช้ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการแยกยอดยอดเดียวออกเป็น 2 ยอดหรือมากกว่า (แยกได้ไม่จำกัด)
  จากภาพ ยอดเดิมของรายการนี้คือ 500.00 แต่ผู้ใช้ต้องการแยกยอดนี้ออกเป็น 2 รายการ ให้เป็น 300.00 (ยอดที่ต้องการแยก) และ 200.00 (ยอดที่เหลือในรายการเดิม) ผู้ใช้ต้องยืนยันการแยกยอดโดยการกดปุ่ม Split อีกครั้ง
  
  หลังจากการแยกยอด รายการดังกล่าวจะถูกแยกเป็น 2 รายการตามภาพด้านล่าง

สำหรับหน้า Guest Folio นี้ จะมีปุ่มคำสั่งทั้งหมด ดังนี้

Post ดูรายละเอียดที่ การบันทึกรายการขาย
Void ดูรายละเอียดที่ การยกเลิกรายการขาย/การรับชำระ
Move ดูรายละเอียดที่ การย้ายรายการ (ห้องเดียวกัน)
Transfer ดูรายละเอียดที่ การย้ายรายการ (ข้ามห้อง)
Payment ดูรายละเอียดที่ การรับชำระเงิน
Print ดูรายละเอียดที่ การพิมพ์ใบรายการ
Charge Schedule สั่งให้ระบบแสดงรายการค่าบริการต่างๆ แบบรายวัน ตั้งแต่วันที่เช็กอิน ถึงวันที่เช็กเอาต์ตามภาพล่าง
Check Out เพื่อทำการเช็กเอาต์แขก กรณีที่แขกไม่มียอดค้างชำระ สามารถทำเช็กเอาต์ทันทีโดยกดปุ่มนี้

ชุดคำสั่งในรูปแบบของสัญลักษณ์

ดูรายละเอียดที่ การฝากข้อความถึงแขก
ดูรายละเอียดที่ การแจ้งเตือน
ใช้เพื่อเรียกดู Folio ที่ปิดไปแล้ว
แสดงว่า Folio มีสถานะปกติ สามารถบันทึกรายการได้
แสดงว่า Folio ถูกล็อค จะไม่สามารถบันทึกรายการขาย/รับชำระได้
ใช้เพื่อแก้ไข Folio Pattern ซึ่งเป็นการกำหนดรูปแบบการบันทึก ค่าใช้จ่ายลงบัญชีแต่ละบัญชี ซึ่งแขกแต่ละคน สามารถมีบัญชีได้มากถึง 4 บัญชี เพื่อใช้ในการแยกค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน