Create / Amend Booking (การสร้าง / แก้ไขข้อมูลการจอง)
หน้าจอเริ่มต้นที่ใช้สำหรับการสร้าง/แก้ไขข้อมูลการจอง จากภาพด้านบน ระบบจะแบ่งส่วนของข้อมูลในการทำ Booking ออกเป็น 6 แท็ป (ในกรอบสีแดง ตามภาพ) ดังนี้
1.Booking Info (ข้อมูลการจองทั่วไป)
สำหรับหน้าจอ Booking info นี้ จะเป็นข้อมูลเบื้องต้นที่จำเป็นต้องมีในการสร้าง booking ซึ่งถูกแบ่งออกเป็นอีก 4 ส่วน ดังนี้
Booking info ซึ่งประกอบด้วย
Arrival วันที่เข้าพัก
Departure วันที่ออก
Night จำนวนคืนที่พัก
Resv Type* วิธีการจอง ( * บังคับใส่ข้อมูล )
Channel ช่องทางในการจอง
Voucher# เลขที่เอกสารอ้างอิงการจอง
Guest List เป็นส่วนที่บอกรายชื่อของแขกที่จองมากับ Booking นี้ การสร้างแขกให้กับ Booking สามารถทำได้โดยกดปุ่ม +Add Guest ดูวิธีการเพิ่มแขกอย่างละเอียดได้ที่ การสร้าง / แก้ไขข้อมูลแขก
Market Segment เป็นส่วนที่ใช้การจัดกลุ่มที่มาของแขก ตามวัตถุประสงค์ทางการตลาด ซึ่งประกอบด้วย
Origin* ประเภทของแขก ( * บังคับใส่ข้อมูล )
Market การจัดกลุ่มทางการตลาด
Sales เจ้าหน้าที่ฝ่ายขาย
Other Info เป็นส่วนที่ระบุข้อมูลทั่วไปของการจอง ซึ่งอาจจะไม่ใช่สาระสำคัญในการทำ booking เช่น เวลาที่เช็กอิน / เช็กเอาต์, มาจากไหน, จะไปไหน ฯ
2.Rooms (รายละเอียดห้องที่จอง)
ส่วนนี้จะแสดงถึงห้องที่ถูกจองโดย Booking นี้ ตามภาพในกรอบสีแดงจะแสดงรายละเอียดของห้องที่จองว่าเป็น ประเภทอะไร วันที่เข้า/ออก เงื่อนไขราคาที่จอง มีการบล็อคห้องไว้หรือยัง ดูวิธีการจองห้องโดยละเอียดได้ที่ การเพิ่มห้องในการจอง
3.Billing & Payment (การชำระเงิน)
Tab นี้จะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับเงื่อนไขในการชำระเงิน รูปแบบในการเปิด Folio การจำกัดวงเงิน รวมถึงรายละเอียดของบัตรเครดิตของผู้จองส่วนของข้อมูลการชำระเงินทั่วไป
ข้อมูลการชำระเงินเบื้องต้น
Payment Condition เงื่อนไขในการชำระเงิน โดยระบบจะมีตัวเลือกอยู่ 3 ประเภท ดังนี้
-
-
-
-
- Direct Bill หมายถึง ทางโรงแรมต้องทำการเรียกเก็บเงินภายหลังจากที่แขกเช็กเอาต์ไปแล้ว
- Cash on Arrival หมายถึง ผู้เข้าพักต้องชำระเงินก่อนการเข้าพัก
- Cash on Departure หมายถึง ผู้เข้าพักสามารถชำระเงินในตอนที่ต้องเช็กเอาต์ได้
-
-
-
Folio Pattern รูปแบบในการเปิด Folio (บัญชีค่าใช้จ่ายของแขก) โดยหลักทั่วไปก็จะมีอยู่ 2 ประเภท ดังนี้
1. Own Account เป็น Folio Pattern ที่แขกเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายทั้งหมดเอง ในกรณีนี้ส่วนใหญ่ก็จะเปิด Folio เพียง 1 ใบ เพื่อ บันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมด
2. Agent Account เป็น Folio Pattern ในแบบที่แขกได้ชำระเงินบางส่วน เช่น ค่าห้อง ผ่าน Travel agent มาแล้ว แต่ก็จะมีค่าใช้จ่ายส่วต่างที่แขกต้องชำระเอง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องแยก Folio ออกเป็น 2 ใบ โดยใบแรกจะบันทึกเฉพาะค่าใช้จ่ายที่แขกได้จ่ายไว้แล้วล่วงหน้าผ่านทาง Travel agent เพื่อทางโรงแรมจะเอาไว้ใช้ในการเรียกรับชำระเงินจาก Travel agent ในภายหลัง ส่วนใบที่ 2 จะบันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่แขกจะต้องเป็นผู้ชำระเงินเอง Folio ใบนี้ทางโรงแรมจะต้องเรียกเก็บจากแขกเองในตอนเช็กเอาต์
หมายเหตุ Folio Pattern ผู้ใช้สามารถกำหนดรูปแบบเพิ่มได้ไม่จำกัดรูปแบบ ดูรายละเอียดในเรื่อง การตั้งค่าระบบการตั้งค่า
Credit Limit การจำกัดวงเงิน เป็นตัวเลขที่ใช้ระบุวงเงินเครดิตสำหรับแขกพักแต่ละคน โดยสามารถกำหนดค่ากลางของระบบ ที่จะใช้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับแขกทุกคนได้ ดูรายละเอียดในเรื่อง การตั้งค่าระบบการตั้งค่า
ส่วนของข้อมูลบัตรเครดิต
Credit Card กรณีที่แขกแจ้งชำระเงินด้วยบัตรเครดิต ทางโรงแรมจำเป็นต้องเก็บข้อมูลเลขที่บัตร (เก็บแบบมีการเข้ารหัส เพื่อป้องกันข้อมูลบัตรรั่วไหล) รวมถึงวันหมดอายุไว้ ในการบันทึกผู้ใช้เพียงกดปุ่ม +New จอภาพด้านล่างก็จะปรากฎขึ้น
หลังจากที่ผู้ใช้กรอกเลขที่บัตร รวมถึงวันหมดอายุตามรูปด้านบนแล้ว ระบบจะพิจารณาว่าเป็นเลขที่บัตรเครดิตที่บันทึกเข้ามาเป็นบัตรประเภทใด (Visa, Master….) และจะสร้างภาพจำลองของบัตรให้ตามรูปด้านล่าง ผู้ใช้ต้องยืนยันการบันทึกข้อมูลโดยการกดปุ่ม OK หรือ Close ในกรณีที่ต้องการยกเลิกการบันทึกข้อมูล
หลังการบันทึกข้อมูล Credit Card แล้ว ผู้ใช้ยังสามารถเรียกมาแก้ไข หรือลบข้อมูลทิ้งได้ โดยกดปุ่ม Edit เพื่อแก้ไขข้อมูล หรือปุ่ม Delete เพื่อลบข้อมูลบัตรออก และในกรณีที่แขกมีบัตรมากกว่า 1ใบ ก็สามารถกดปุ่ม +New เพื่อบันทึกข้อมูลบัตรใบต่อๆ ไปได้ตามต้องการ
4.Deposit (เงินมัดจำ)
การบันทึกเงินมัดจำการจอง จากภาพด้านบนจะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงินมัดจำของทางโรงแรม ประกอบด้วย เลขที่ใบเสร็จ สถานภาพ วันที่ ประเภทการชำระเงิน หมายเหตุ และช่องจำนวนเงิน ซึ่งสามารถบันทึกได้ไม่จำกัดรายการ ในการบันทึกข้อมูลสามารถทำได้โดยกดปุ่ม +New ภาพด้านล่างจะปรากฎขึ้น
Receipt Date วันที่รับชำระ
Payment Type ประเภทการชำระเงิน
Amount จำนวนเงิน
Remark หมายเหตุ
เมื่อกรอกข้อมูลตามภาพด้านบนเรียบร้อยให้กด OK บันทึกข้อมูล หรือ Close เพื่อยกเลิกการบันทึก
หลังจากบันทึกข้อมูลเรียบร้อย ตามภาพด้านบน ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วมาทำการแก้ไขได้โดยการกดปุ่มแก้ไข ลบหรือยกเลิกรายการได้โดยกดปุ่มลบ และสั่งพิมพ์ใบกำกับการรับเงินมัดจำได้โดยกดปุ่มพิมพ์ (ปุ่มสัญลักษณ์ในกรอบสีแดง) กรณีสั่งยกเลิกรายการ ระบบจะแสดงข้อความให้ผู้ใช้ยืนยันการยกเลิกอีกครั้ง โดยการกด OK หรือ Cancel ถ้าเป็นการยกเลิกรายการรับเงินมัดจำที่ทำในวันเดียวกัน ระบบจะลบข้อมูลให้ทันที แต่ถ้าเป็นการยกเลิกรายการที่ได้บันทึกไว้ในวันก่อนหน้านี้ ระบบจะเปลี่ยนสถานภาพของข้อมูลเป็น Cancelled แทน
หมายเหตุ ทันทีที่ผู้ใช้ยืนยันการบันทึกเงินมัดจำแล้ว ระบบจะทำการเปิด Deposit Folio ไว้ให้เองโดยอัตโนมัติ และรายการเงินมัดจำใน Deposit Folio นี้จะถูกโอนเข้า Guest Folio ให้เองโดยอัตโนมัติในตอนที่ทำเช็กอินแขก ในกรณีที่แขกยกเลิกการจอง CXL หรือไม่ได้เข้าพักตามกำหนด NOS ผู้ใช้จะต้องทำการปิด Deposit Folio เหล่านี้ โดยต้องระบุวิธีในการปิด Folio ว่าเป็นการ Refund หรือ บันทึกรายการเป็น Cancellation / No Show Charge
5.Requirement (ความต้องการพิเศษ)
ในกรณีที่แขกมีความต้องใดเป็นกรณีพิเศษ ผู้ใช้สามารถทำการบันทึกความต้องการนั้นๆ ลงในข้อมูลการจองของแขกได้ โดยการกดปุ่ม +New หน้าจอในการป้อนข้อมูลความต้องการเพิ่มเติมของแขกตามภาพด้านล่างจะปรากฎขึ้น
Requirement รายการความต้องการ (รายการความต้องการเพิ่มเติมนี้สามารถตั้งค่าได้ ดูรายละเอียดใน การตั้งค่าการตั้งค่าระบบ))
Charge Type วิธีการคิดค่าบริการ (Per booking: คิดต่อการจอง, Per Room: คิดตามจำนวนห้องที่จอง, Per Person: คิจำนวน(ผู้ใหญ่+เด็ก), Per Adult: คิดตามจำนวนผู้ใหญ่, Per Child: คิดตามจำนวนเด็ก, Per Infant: คิดตามจำนวนทารก)
Frequency วันที่ต้องการรับบริการ / ความถี่ (Daily except arrival: ทุกวันยกเว้นวันที่เช็กอิน, Daily except departure: ทุกวันยกเว้นวันเช็กเอาต์, Once on Arrival: ครั้งเดียววันที่เช็กอิน, Once on Departure: ครั้งเดียวยกเว้นวันที่เช็กเอาต์, Custom Period: กำหนดช่วงเวลาเอง)
Qty จำนวน (ตัวคูณ)
Charge / No Charge คิด / ไม่คิดค่าบริการ
Rate อัตราค่าบริการ
Remark หมายเหตุ
หลังจากป้อนข้อมูลความต้องการของแขกเป็นที่เรียบร้อยให้กด OK เพื่อยืนยัน หรือกด Cancel เพื่อยกเลิก ในกรณีที่ยืนยันการบันทึกข้อมูลเรียบร้อย ในหน้าความต้องการพิเศษ (Booking Request) นี้จะปรากฎรายการต่างๆ ที่ได้บันทึกไปแล้วดังนี้
ผู้ใช้สามารถสร้างรายการความต้องการเพิ่มได้ไม่จำกัดจำนวนโดยกดปุ่ม +New และยังสามารถเรียกข้อมูลที่ได้บันทึกไปแล้วแต่ละรายการมาปรับปรุงแก้ไข หรือยกเลิกรายการได้ โดยใช้ปุ่มคำสั่ง ลบ หรือ แก้ไข ในกรอบสีแดงตามภาพ
หมายเหตุ การสร้างความต้องการพิเศษในหน้านี้ (Tab Requirement) จะมีผลกับห้องทุกๆ ห้องที่จองมาพร้อมกับ Booking นี้ กรณีที่ต้องการสร้างความต้องการพิเศษ ให้มีผลเฉพาะห้องบางห้องใน Booking นี้ สามารถดูรายละเอียดได้ที่ การเพิ่มห้องในการจอง
6.Log (บันทึกการเปลี่ยนแปลงข้อมูล)
หน้าจอแสดงประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของแขก
User ชื่อผู้ใช้ ที่ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
Date วันที่ของระบบ
Log Time วันที่ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (วันที่ตามปฏิทิน)
Description รายละเอียดการปรับปรุง / เปลี่ยนแปลงข้อมูล
สำหรับบันทึกการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่างๆ นี้ ระบบจะทำการจัดเก็บให้โดยอัตโนมัติในทุกๆ ครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลแขกในทุกกรณี และไม่สามารถลบ หรือแก้ไขโดยผู้ใช้งานได้
หลังจากการบันทึกข้อมูลการจองในส่วนต่างๆ (Booking Info, Rooms, Billing & Payment, Deposit, Requirement) ครบถ้วนแล้ว ให้ผู้ใช้ยืนยัน หรือยกเลิกการบันทึกข้อมูลโดยการกดปุ่มคำสั่งเพื่อเปลี่ยนสถานภาพการจอง ดังนี้
Save & Confirm เพื่อยืนยันการจอง และตั้งค่าสถานภาพเป็น CFM
Save เพื่อยืนยันการจอง และตั้งค่าสถานภาพเป็น RSV
Cancel ยกเลิกการบันทึกข้อมูล (ข้อมูลในทุกส่วนจะไม่ถูกบันทึกด้วยทั้งหมด)
ในกรณีที่ยืนยันการบันทึกข้อมูลไปแล้ว (Save & Confirm หรือ Save) แล้วต้องการแก้ไขข้อมูล ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม แก้ไข ที่บรรทัดที่ต้องการได้เลย ตามภาพ
หลังจากที่เลือกจะแก้ไขข้อมูลแล้ว ที่หน้าจอจะมีปุ่มคำสั่งเพิ่มเติมมาจากตอนที่สร้าง booking ใหม่ ในกรอบสีแดงตามภาพ
Block Room ใช้ในกรณีที่ต้องการบล็อคห้อง ดูรายละเอียดที่ การบล็อคห้อง
Room Charge ใช้เพื่อให้ระบบแสดงรายละเอียดการคิดค่าห้องในแต่ละวัน ดูรายละเอียดที่ รายละเอียดการคิดค่าห้อง
Cancel Booking ใช้เพื่อขอยกเลิกการจองนี้ สถานภาพของการจองนี้จะเปลี่ยนเป็น CXL
Wait List ใช้เพื่อให้เปลี่ยนสถานภาพของการจองนี้เป็น TTT