Check Out (การทำเช็กเอาต์แขก)

การทำเช็คเอ้าท์แขกการทำเช็กเอาต์แขก สามารถทำได้จากหลายๆ หน้าจอของโปรแกรม Fromas แต่จะมีเงื่ีอนไขเหมือนกันคือ แขกที่จะทำการเช็คเอ้าท์ออกได้แขกที่จะทำการเช็กเอาต์ออกได้ ต้องไม่มียอดค้างชำระ (Folio balance ทุกใบมียอดเป็น 0) รวมถึงมีการบันทึกค่าห้องพักครบถ้วนแล้ว และต้องไม่มีค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เป็นไปตามความต้องการพิเศษของแขก (ปรากฎอยู่ใน Tab Requirement) แล้วยังไม่ได้บันทึกรายการด้วย 

จากภาพ จะเป็นสั่งเช็คเอ้าท์แขกจากหน้าจะเป็นสั่งเช็กเอาต์แขกจากหน้า Guest In House (รายชื่อแขกพัก) โดยการใช้ Mouse คลิกที่ปุ่ม Action เพื่อให้ระบบแสดงชุดเมนูย่อย แล้วเลือก Check out 

ระบบจะให้ผู้ใช้ยืนยันการทำเช็คเอ้าท์อีกครั้งโดยการกดปุ่มระบบจะให้ผู้ใช้ยืนยันการทำเช็กเอาต์อีกครั้งโดยการกดปุ่ม OK หรือกดปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกการเช็คเอ้าท์เพื่อยกเลิกการเช็กเอาต์ ในกรณีที่ผู้ใช้ยืนยันการทำเช็คเอ้าท์ในกรณีที่ผู้ใช้ยืนยันการทำเช็กเอาต์ ถ้าไม่พบปัญหาอะไร ระบบจะแสดงข้อความ "Check Out Completed" แต่ในกรณีที่ระบบพบข้อผิดพลาด อาจมีข้อความเตือนจากระบบ ในแต่ละสถานการณ์ ดังนี้

1. กรณีที่เป็นการทำเช็คเอ้าท์ก่อนถึงวันกำหนดออกจริงกรณีที่เป็นการทำเช็กเอาต์ก่อนถึงวันกำหนดออกจริง ระบบจะขึ้นข้อความเพื่อให้ผู้ใช้ใส่เหตุผลในการทำเช็คเอ้าท์ก่อนกำหนดนี้อีกครั้งระบบจะขึ้นข้อความเพื่อให้ผู้ใช้ใส่เหตุผลในการทำเช็กเอาต์ก่อนกำหนดนี้อีกครั้ง ตามภาพด้านล่าง ในกรณีนี้ ระบบยังคงอนุญาตให้ทำการเช็คเอ้าท์ได้ระบบยังคงอนุญาตให้ทำการเช็กเอาต์ได้ หลังการใส่เหตุผล แต่ยังคงเก็บสถิติข้อมูลการเช็คเอ้าท์ก่อนกำหนดนี้ไว้เพื่อแสดงในรายงานด้วยแต่ยังคงเก็บสถิติข้อมูลการเช็กเอาต์ก่อนกำหนดนี้ไว้เพื่อแสดงในรายงานด้วย

2. กรณีที่ยังมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เป็นไปตามความต้องการพิเศษของแขก แล้วยังไม่ได้มีการบันทึก ระบบจะเตือนผู้ใช้ โดยจะแสดงข้อความตามภาพด้านล่าง แต่ไม่อนุญาตให้ทำการเช็คเอ้าท์แขกออกจากระบบแต่ไม่อนุญาตให้ทำการเช็กเอาต์แขกออกจากระบบ ผู้ใช้ต้องปรับปรุงข้อมูลค่าใช้จ่ายเหล่านี้ของแขกก่อน โดยทำการบันทึก หรือยกเลิกรายการค่าใช้จ่ายดังกล่าวก่อน จึงจะสามารถกลับมาทำการเช็คเอัาท์ได้จึงจะสามารถกลับมาทำการเช็กเอาต์ได้

3. สำหรับกรณีที่แขกยังคงมียอดค้างชำระ (Folio Balance ไม่เท่ากับ 0 ทุกใบ) จะมีข้อความด้านล่างปรากฏขึ้น และระบบจะไม่อนุญาตให้ทำการเช็คเอ้าท์และระบบจะไม่อนุญาตให้ทำการเช็กเอาต์ ผู้ใช้ต้องทำการบันทึกรายการรับชำระ หรือทำรายการอื่นใดเพื่อปรับปรุงยอดใน Folio ของแขกทุกๆ ใบ ให้มียอดเป็น 0 ทั้งหมดก่อน จึงจะสามารถกลับมาทำการเช็คเอ้าท์แขกได้จึงจะสามารถกลับมาทำการเช็กเอาต์แขกได้