Billing & Payment (เงื่อนไข / การชำระเงิน)

Tab นี้จะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับเงื่อนไขในการชำระเงิน รูปแบบในการเปิด Folio การจำกัดวงเงิน รวมถึงรายละเอียดของบัตรเครดิตของผู้จองส่วนของข้อมูลการชำระเงินทั่วไป

ข้อมูลการชำระเงินเบื้องต้น

Payment Condition เงื่อนไขในการชำระเงิน โดยระบบจะมีตัวเลือกอยู่ 3 ประเภท ดังนี้

1. 1. 1. 1. 1. Direct Bill หมายถึง ทางโรงแรมต้องทำการเรียกเก็บเงินภายหลังจากที่แขกเช็กเอาต์ไปแล้ว
            2. Cash on Arrival หมายถึง ผู้เข้าพักต้องชำระเงินก่อนการเข้าพัก
            3. Cash on Departure หมายถึง ผู้เข้าพักสามารถชำระเงินในตอนที่ต้องเช็กเอาต์ได้

Folio Pattern รูปแบบในการเปิด Folio (บัญชีค่าใช้จ่ายของแขก) โดยหลักทั่วไปก็จะมีอยู่ 2 ประเภท ดังนี้

1. Own Account เป็น Folio Pattern ที่แขกเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายทั้งหมดเอง ในกรณีนี้ส่วนใหญ่ก็จะเปิด Folio เพียง 1 ใบ เพื่อ  บันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมด

2.  Agent Account เป็น Folio Pattern ในแบบที่แขกได้ชำระเงินบางส่วน เช่น ค่าห้อง ผ่าน Travel agent มาแล้ว แต่ก็จะมีค่าใช้จ่ายส่วต่างที่แขกต้องชำระเอง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องแยก Folio ออกเป็น 2 ใบ โดยใบแรกจะบันทึกเฉพาะค่าใช้จ่ายที่แขกได้จ่ายไว้แล้วล่วงหน้าผ่านทาง Travel agent เพื่อทางโรงแรมจะเอาไว้ใช้ในการเรียกรับชำระเงินจาก Travel agent ในภายหลัง ส่วนใบที่ 2 จะบันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่แขกจะต้องเป็นผู้ชำระเงินเอง Folio ใบนี้ทางโรงแรมจะต้องเรียกเก็บจากแขกเองในตอนเช็กเอาต์

หมายเหตุ       Folio Pattern ผู้ใช้สามารถกำหนดรูปแบบเพิ่มได้ไม่จำกัดรูปแบบ ดูรายละเอียดในเรื่อง การตั้งค่า

Credit Limit การจำกัดวงเงิน เป็นตัวเลขที่ใช้ระบุวงเงินเครดิตสำหรับแขกพักแต่ละคน โดยสามารถกำหนดค่ากลางของระบบ ที่จะใช้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับแขกทุกคนได้ ดูรายละเอียดในเรื่อง การตั้งค่า

ส่วนของข้อมูลบัตรเครดิต

Credit Card กรณีที่แขกแจ้งชำระเงินด้วยบัตรเครดิต ทางโรงแรมจำเป็นต้องเก็บข้อมูลเลขที่บัตร (เก็บแบบมีการเข้ารหัส เพื่อป้องกันข้อมูลบัตรรั่วไหล) รวมถึงวันหมดอายุไว้ ในการบันทึกผู้ใช้เพียงกดปุ่ม +New จอภาพด้านล่างก็จะปรากฎขึ้น

หลังจากที่ผู้ใช้กรอกเลขที่บัตร รวมถึงวันหมดอายุตามรูปด้านบนแล้ว ระบบจะพิจารณาว่าเป็นเลขที่บัตรเครดิตที่บันทึกเข้ามาเป็นบัตรประเภทใด (Visa, Master….) และจะสร้างภาพจำลองของบัตรให้ตามรูปด้านล่าง ผู้ใช้ต้องยืนยันการบันทึกข้อมูลโดยการกดปุ่ม OK หรือ Close ในกรณีที่ต้องการยกเลิกการบันทึกข้อมูล

หลังการบันทึกข้อมูล Credit Card แล้ว ผู้ใช้ยังสามารถเรียกมาแก้ไข หรือลบข้อมูลทิ้งได้ โดยกดปุ่ม Edit เพื่อแก้ไขข้อมูล หรือปุ่ม Delete เพื่อลบข้อมูลบัตรออก และในกรณีที่แขกมีบัตรมากกว่า 1ใบ ก็สามารถกดปุ่ม +New เพื่อบันทึกข้อมูลบัตรใบต่อๆ ไปได้ตามต้องการ